Những điều bạn cần biết
- Kiểm tra phiên bản giá, đơn vị tính, điều kiện giao nhận và các thành phần chi phí liên quan.
- Chiết khấu hoặc điều kiện ngoài khung cần được người có thẩm quyền xem xét trước khi gửi khách.
- Phân biệt báo giá tham khảo với đề nghị có điều kiện hoặc cam kết đã được xác nhận.
Đọc hướng dẫn cùng nhiệm vụ được giao và các quy định đang áp dụng cho đơn vị của bạn. Khi thông tin còn thiếu hoặc khác nhau giữa các nguồn, hãy ghi lại điểm cần làm rõ và hỏi đầu mối có trách nhiệm trước khi cam kết hoặc thực hiện bước có ảnh hưởng đến người khác.
Bạn cần làm gì?
- Xác nhận nhu cầu, mã hàng, số lượng, nơi giao và yêu cầu chứng từ của khách.
- Đối chiếu nguồn giá và điều kiện hiện hành; trình phần ngoại lệ và lưu kết quả duyệt.
- Gửi bản hoàn chỉnh qua kênh phù hợp, theo dõi phản hồi và quản lý phiên bản khi thay đổi.
Mỗi lần trao đổi nên có việc cần xử lý, thông tin làm căn cứ, người phụ trách và thời điểm cần phản hồi. Nếu chưa có câu trả lời, cập nhật tình trạng cho người liên quan và theo dõi đến khi có kết quả, không coi việc gửi một tin nhắn là đã hoàn tất trách nhiệm phối hợp.
Tình huống minh họa
Khách yêu cầu giao gấp ngoài phương án thông thường. Bạn kiểm tra khả năng và chi phí giao trước khi xác nhận, không chỉ thay ngày giao trong báo giá.
Tình huống trên dùng để giải thích cách làm, không phải hồ sơ thực tế hay một quyết định áp dụng cho mọi trường hợp. Bạn có thể trao đổi cùng người hướng dẫn: thông tin nào cần kiểm tra, ai có thẩm quyền và bằng chứng nào giúp xác nhận kết quả?
Câu hỏi thường gặp
Có thể gửi giá vốn hoặc ma trận chiết khấu nội bộ cho khách để giải thích không?
Không tự chia sẻ dữ liệu hạn chế. Chỉ gửi thông tin được phép công bố và hỏi đầu mối phụ trách khi cần giải thích thêm.
Nếu chưa có tài khoản EOS thì làm thế nào?
Bạn vẫn đọc được phần hướng dẫn phổ biến này. Để thực hiện nghiệp vụ, tra cứu tài liệu nội bộ hoặc xác nhận đã đọc theo danh tính, hãy liên hệ HR hoặc quản lý qua kênh đã được giới thiệu để được hướng dẫn cấp tài khoản phù hợp.
Hỗ trợ và bước tiếp theo
Hỏi người giao việc về nội dung nghiệp vụ; chuyển vấn đề thuộc điều kiện làm việc, hồ sơ và quyền lợi đến HR; dùng đầu mối CNTT được chỉ định cho lỗi kỹ thuật. Chỉ chia sẻ dữ liệu cần thiết cho người có nhiệm vụ, không đưa hồ sơ cá nhân hoặc thông tin kinh doanh hạn chế lên trang công khai.
Trước khi chuyển sang bài tiếp theo, hãy tự kiểm tra: tôi đã hiểu việc cần làm, biết nơi tìm quy định chi tiết và biết hỏi ai khi phát sinh tình huống ngoài hướng dẫn chưa? Các quy chế, thỏa thuận và quyết định có hiệu lực được tra cứu trong hệ thống nội bộ theo quyền truy cập.