Những điều bạn cần biết
- Không đưa hồ sơ nhân sự, dữ liệu khách hàng, giá nội bộ hoặc thông tin xác thực vào công cụ khi chưa được phép.
- Đầu ra có thể sai, thiếu bối cảnh hoặc tạo nguồn không có thật; cần kiểm tra trước khi dùng.
- AI không tự thay người có thẩm quyền phê duyệt giao dịch, chính sách hoặc quyết định ảnh hưởng người lao động.
Đọc hướng dẫn cùng nhiệm vụ được giao và các quy định đang áp dụng cho đơn vị của bạn. Khi thông tin còn thiếu hoặc khác nhau giữa các nguồn, hãy ghi lại điểm cần làm rõ và hỏi đầu mối có trách nhiệm trước khi cam kết hoặc thực hiện bước có ảnh hưởng đến người khác.
Bạn cần làm gì?
- Xác định mục tiêu và dữ liệu cần thiết; dùng ví dụ giả định hoặc dữ liệu đã được phép thay cho hồ sơ thật.
- Yêu cầu đầu ra rõ định dạng, nêu giả định và nguồn cần kiểm tra; đối chiếu các điểm quan trọng với nguồn phù hợp.
- Rà soát thông tin, giọng điệu và quyền sử dụng trước khi lưu hoặc gửi; người phụ trách xác nhận bản cuối.
Mỗi lần trao đổi nên có việc cần xử lý, thông tin làm căn cứ, người phụ trách và thời điểm cần phản hồi. Nếu chưa có câu trả lời, cập nhật tình trạng cho người liên quan và theo dõi đến khi có kết quả, không coi việc gửi một tin nhắn là đã hoàn tất trách nhiệm phối hợp.
Tình huống minh họa
Bạn nhờ AI viết thư trả lời khiếu nại. Hãy dùng tình huống đã ẩn thông tin và kiểm tra lại chính sách, kết quả xác minh cùng mọi lời hứa trước khi gửi cho khách.
Tình huống trên dùng để giải thích cách làm, không phải hồ sơ thực tế hay một quyết định áp dụng cho mọi trường hợp. Bạn có thể trao đổi cùng người hướng dẫn: thông tin nào cần kiểm tra, ai có thẩm quyền và bằng chứng nào giúp xác nhận kết quả?
Câu hỏi thường gặp
AI trả lời rất tự tin thì có thể bỏ qua kiểm tra không?
Không. Mức tự tin trong câu chữ không chứng minh tính chính xác hoặc sự phù hợp với quy định của công ty.
Nếu chưa có tài khoản EOS thì làm thế nào?
Bạn vẫn đọc được phần hướng dẫn phổ biến này. Để thực hiện nghiệp vụ, tra cứu tài liệu nội bộ hoặc xác nhận đã đọc theo danh tính, hãy liên hệ HR hoặc quản lý qua kênh đã được giới thiệu để được hướng dẫn cấp tài khoản phù hợp.
Hỗ trợ và bước tiếp theo
Hỏi người giao việc về nội dung nghiệp vụ; chuyển vấn đề thuộc điều kiện làm việc, hồ sơ và quyền lợi đến HR; dùng đầu mối CNTT được chỉ định cho lỗi kỹ thuật. Chỉ chia sẻ dữ liệu cần thiết cho người có nhiệm vụ, không đưa hồ sơ cá nhân hoặc thông tin kinh doanh hạn chế lên trang công khai.
Trước khi chuyển sang bài tiếp theo, hãy tự kiểm tra: tôi đã hiểu việc cần làm, biết nơi tìm quy định chi tiết và biết hỏi ai khi phát sinh tình huống ngoài hướng dẫn chưa? Các quy chế, thỏa thuận và quyết định có hiệu lực được tra cứu trong hệ thống nội bộ theo quyền truy cập.