Những điều bạn cần biết
- Kiểm tra số lượng, mã nhận diện, phụ kiện và tình trạng khi nhận thiết bị hoặc công cụ.
- Chỉ sử dụng trong mục đích và phạm vi được phép; không tự cho mượn, cài phần mềm hoặc chuyển giao.
- Hư hỏng, mất hoặc nguy cơ lộ dữ liệu cần báo sớm để xử lý, không che giấu hoặc tự kết luận trách nhiệm.
Đọc hướng dẫn cùng nhiệm vụ được giao và các quy định đang áp dụng cho đơn vị của bạn. Khi thông tin còn thiếu hoặc khác nhau giữa các nguồn, hãy ghi lại điểm cần làm rõ và hỏi đầu mối có trách nhiệm trước khi cam kết hoặc thực hiện bước có ảnh hưởng đến người khác.
Bạn cần làm gì?
- Cùng người giao kiểm tra và xác nhận biên bản, ghi rõ thiếu hụt hoặc lỗi đã có.
- Bảo quản theo hướng dẫn; báo yêu cầu sửa chữa hoặc thay thế qua đầu mối phụ trách.
- Khi đổi vị trí hoặc nghỉ việc, đối chiếu danh sách, bàn giao dữ liệu nghiệp vụ và xác nhận người nhận.
Mỗi lần trao đổi nên có việc cần xử lý, thông tin làm căn cứ, người phụ trách và thời điểm cần phản hồi. Nếu chưa có câu trả lời, cập nhật tình trạng cho người liên quan và theo dõi đến khi có kết quả, không coi việc gửi một tin nhắn là đã hoàn tất trách nhiệm phối hợp.
Tình huống minh họa
Một máy tính có vết nứt trước khi bàn giao. Hai bên ghi nhận tình trạng trong biên bản thay vì đợi đến lúc trả thiết bị mới giải thích.
Tình huống trên dùng để giải thích cách làm, không phải hồ sơ thực tế hay một quyết định áp dụng cho mọi trường hợp. Bạn có thể trao đổi cùng người hướng dẫn: thông tin nào cần kiểm tra, ai có thẩm quyền và bằng chứng nào giúp xác nhận kết quả?
Câu hỏi thường gặp
Mất tài sản có mặc nhiên phải trả toàn bộ giá mua mới không?
Không tự kết luận. Người có trách nhiệm kiểm tra sự việc, căn cứ và quy trình áp dụng trước khi xác định cách xử lý.
Nếu chưa có tài khoản EOS thì làm thế nào?
Bạn vẫn đọc được phần hướng dẫn phổ biến này. Để thực hiện nghiệp vụ, tra cứu tài liệu nội bộ hoặc xác nhận đã đọc theo danh tính, hãy liên hệ HR hoặc quản lý qua kênh đã được giới thiệu để được hướng dẫn cấp tài khoản phù hợp.
Hỗ trợ và bước tiếp theo
Hỏi người giao việc về nội dung nghiệp vụ; chuyển vấn đề thuộc điều kiện làm việc, hồ sơ và quyền lợi đến HR; dùng đầu mối CNTT được chỉ định cho lỗi kỹ thuật. Chỉ chia sẻ dữ liệu cần thiết cho người có nhiệm vụ, không đưa hồ sơ cá nhân hoặc thông tin kinh doanh hạn chế lên trang công khai.
Trước khi chuyển sang bài tiếp theo, hãy tự kiểm tra: tôi đã hiểu việc cần làm, biết nơi tìm quy định chi tiết và biết hỏi ai khi phát sinh tình huống ngoài hướng dẫn chưa? Các quy chế, thỏa thuận và quyết định có hiệu lực được tra cứu trong hệ thống nội bộ theo quyền truy cập.