Những điều bạn cần biết
- Liệt kê việc đang mở, mốc đã hẹn, rủi ro và người liên quan.
- Tài liệu phải có nơi lưu được phép, tình trạng và hướng dẫn tiếp cận phù hợp quyền.
- Chuyển dữ liệu nghiệp vụ qua cơ chế được cho phép, không chuyển bằng cách chia sẻ mật khẩu cá nhân.
Đọc hướng dẫn cùng nhiệm vụ được giao và các quy định đang áp dụng cho đơn vị của bạn. Khi thông tin còn thiếu hoặc khác nhau giữa các nguồn, hãy ghi lại điểm cần làm rõ và hỏi đầu mối có trách nhiệm trước khi cam kết hoặc thực hiện bước có ảnh hưởng đến người khác.
Bạn cần làm gì?
- Thống nhất người nhận, phạm vi và lịch bàn giao với quản lý và HR.
- Cùng đối chiếu đầu việc, hồ sơ, tài sản và thông tin cần chuyển, ghi rõ phần tồn đọng.
- Xác nhận người nhận đã kiểm tra, chuyển việc còn thiếu cho đầu mối theo dõi và phối hợp rà soát quyền.
Mỗi lần trao đổi nên có việc cần xử lý, thông tin làm căn cứ, người phụ trách và thời điểm cần phản hồi. Nếu chưa có câu trả lời, cập nhật tình trạng cho người liên quan và theo dõi đến khi có kết quả, không coi việc gửi một tin nhắn là đã hoàn tất trách nhiệm phối hợp.
Tình huống minh họa
Một khách hàng đang chờ xác nhận lịch giao. Biên bản bàn giao cần ghi nội dung đã cam kết, tài liệu và người tiếp nhận liên hệ, không chỉ có tên khách.
Tình huống trên dùng để giải thích cách làm, không phải hồ sơ thực tế hay một quyết định áp dụng cho mọi trường hợp. Bạn có thể trao đổi cùng người hướng dẫn: thông tin nào cần kiểm tra, ai có thẩm quyền và bằng chứng nào giúp xác nhận kết quả?
Câu hỏi thường gặp
Gửi tệp danh sách có đủ để coi là bàn giao xong không?
Cần người nhận kiểm tra khả năng tiếp tục xử lý và ghi nhận phần còn thiếu theo quy trình được áp dụng.
Nếu chưa có tài khoản EOS thì làm thế nào?
Bạn vẫn đọc được phần hướng dẫn phổ biến này. Để thực hiện nghiệp vụ, tra cứu tài liệu nội bộ hoặc xác nhận đã đọc theo danh tính, hãy liên hệ HR hoặc quản lý qua kênh đã được giới thiệu để được hướng dẫn cấp tài khoản phù hợp.
Hỗ trợ và bước tiếp theo
Hỏi người giao việc về nội dung nghiệp vụ; chuyển vấn đề thuộc điều kiện làm việc, hồ sơ và quyền lợi đến HR; dùng đầu mối CNTT được chỉ định cho lỗi kỹ thuật. Chỉ chia sẻ dữ liệu cần thiết cho người có nhiệm vụ, không đưa hồ sơ cá nhân hoặc thông tin kinh doanh hạn chế lên trang công khai.
Trước khi chuyển sang bài tiếp theo, hãy tự kiểm tra: tôi đã hiểu việc cần làm, biết nơi tìm quy định chi tiết và biết hỏi ai khi phát sinh tình huống ngoài hướng dẫn chưa? Các quy chế, thỏa thuận và quyết định có hiệu lực được tra cứu trong hệ thống nội bộ theo quyền truy cập.