Những điều bạn cần biết
- Nói rõ nội dung, bối cảnh và điều cần người nhận thực hiện, tránh chỉ gửi một tệp không giải thích.
- Phản hồi hành vi và kết quả cụ thể, không gán nhãn tính cách hoặc dùng lời xúc phạm.
- Chọn kênh và phạm vi người nhận phù hợp; góp ý nhạy cảm nên trao đổi riêng.
Đọc hướng dẫn cùng nhiệm vụ được giao và các quy định đang áp dụng cho đơn vị của bạn. Khi thông tin còn thiếu hoặc khác nhau giữa các nguồn, hãy ghi lại điểm cần làm rõ và hỏi đầu mối có trách nhiệm trước khi cam kết hoặc thực hiện bước có ảnh hưởng đến người khác.
Bạn cần làm gì?
- Trước khi nhắn hoặc gọi, chuẩn bị thông tin và xác định việc cần thống nhất.
- Lắng nghe và nhắc lại điểm chính; khi bất đồng, nêu căn cứ và câu hỏi còn khác nhau.
- Kết thúc bằng kết luận, đầu mối và bước tiếp theo; ghi lại nếu việc có nhiều người phối hợp.
Mỗi lần trao đổi nên có việc cần xử lý, thông tin làm căn cứ, người phụ trách và thời điểm cần phản hồi. Nếu chưa có câu trả lời, cập nhật tình trạng cho người liên quan và theo dõi đến khi có kết quả, không coi việc gửi một tin nhắn là đã hoàn tất trách nhiệm phối hợp.
Tình huống minh họa
Hai bộ phận khác nhau về thời điểm hoàn tất hồ sơ. Thay vì nói bên kia luôn chậm, hãy chỉ ra hồ sơ cụ thể, thời điểm đã hẹn và tác động để cùng thống nhất cách xử lý.
Tình huống trên dùng để giải thích cách làm, không phải hồ sơ thực tế hay một quyết định áp dụng cho mọi trường hợp. Bạn có thể trao đổi cùng người hướng dẫn: thông tin nào cần kiểm tra, ai có thẩm quyền và bằng chứng nào giúp xác nhận kết quả?
Câu hỏi thường gặp
Có được phản biện ý kiến của quản lý không?
Có thể trao đổi có căn cứ và tôn trọng. Nếu vấn đề liên quan an toàn, quyền lợi hoặc xung đột lợi ích, dùng thêm kênh hỗ trợ phù hợp.
Nếu chưa có tài khoản EOS thì làm thế nào?
Bạn vẫn đọc được phần hướng dẫn phổ biến này. Để thực hiện nghiệp vụ, tra cứu tài liệu nội bộ hoặc xác nhận đã đọc theo danh tính, hãy liên hệ HR hoặc quản lý qua kênh đã được giới thiệu để được hướng dẫn cấp tài khoản phù hợp.
Hỗ trợ và bước tiếp theo
Hỏi người giao việc về nội dung nghiệp vụ; chuyển vấn đề thuộc điều kiện làm việc, hồ sơ và quyền lợi đến HR; dùng đầu mối CNTT được chỉ định cho lỗi kỹ thuật. Chỉ chia sẻ dữ liệu cần thiết cho người có nhiệm vụ, không đưa hồ sơ cá nhân hoặc thông tin kinh doanh hạn chế lên trang công khai.
Trước khi chuyển sang bài tiếp theo, hãy tự kiểm tra: tôi đã hiểu việc cần làm, biết nơi tìm quy định chi tiết và biết hỏi ai khi phát sinh tình huống ngoài hướng dẫn chưa? Các quy chế, thỏa thuận và quyết định có hiệu lực được tra cứu trong hệ thống nội bộ theo quyền truy cập.