Những điều bạn cần biết
- Thông tin giá, năng lực và điều kiện cần có nguồn, thời điểm và người kiểm tra.
- Quan hệ cá nhân hoặc lợi ích có thể ảnh hưởng quyết định cần được thông báo qua đầu mối phù hợp.
- Quà tặng, tiếp khách hoặc ưu đãi riêng phải được xử lý theo quy định đã duyệt, không tự giữ kín.
Đọc hướng dẫn cùng nhiệm vụ được giao và các quy định đang áp dụng cho đơn vị của bạn. Khi thông tin còn thiếu hoặc khác nhau giữa các nguồn, hãy ghi lại điểm cần làm rõ và hỏi đầu mối có trách nhiệm trước khi cam kết hoặc thực hiện bước có ảnh hưởng đến người khác.
Bạn cần làm gì?
- Xác định yêu cầu và tiêu chí trước khi so sánh các phương án cung cấp.
- Khai báo yếu tố liên quan, lưu hồ sơ trao đổi và xin bố trí người xem xét độc lập khi cần.
- Thực hiện đặt hàng, kiểm tra và nghiệm thu theo phân công; chuyển thay đổi điều kiện để phê duyệt trước.
Mỗi lần trao đổi nên có việc cần xử lý, thông tin làm căn cứ, người phụ trách và thời điểm cần phản hồi. Nếu chưa có câu trả lời, cập nhật tình trạng cho người liên quan và theo dõi đến khi có kết quả, không coi việc gửi một tin nhắn là đã hoàn tất trách nhiệm phối hợp.
Tình huống minh họa
Người đánh giá có người thân làm tại một nhà cung cấp. Bạn thông báo quan hệ và xin cách bố trí đánh giá phù hợp, không chỉ tự khẳng định mình vẫn khách quan.
Tình huống trên dùng để giải thích cách làm, không phải hồ sơ thực tế hay một quyết định áp dụng cho mọi trường hợp. Bạn có thể trao đổi cùng người hướng dẫn: thông tin nào cần kiểm tra, ai có thẩm quyền và bằng chứng nào giúp xác nhận kết quả?
Câu hỏi thường gặp
Có thể nhận khoản cảm ơn riêng nếu giao dịch đã hoàn tất không?
Không tự quyết định. Thông báo và thực hiện theo chính sách xung đột lợi ích, quà tặng và thẩm quyền đang áp dụng.
Nếu chưa có tài khoản EOS thì làm thế nào?
Bạn vẫn đọc được phần hướng dẫn phổ biến này. Để thực hiện nghiệp vụ, tra cứu tài liệu nội bộ hoặc xác nhận đã đọc theo danh tính, hãy liên hệ HR hoặc quản lý qua kênh đã được giới thiệu để được hướng dẫn cấp tài khoản phù hợp.
Hỗ trợ và bước tiếp theo
Hỏi người giao việc về nội dung nghiệp vụ; chuyển vấn đề thuộc điều kiện làm việc, hồ sơ và quyền lợi đến HR; dùng đầu mối CNTT được chỉ định cho lỗi kỹ thuật. Chỉ chia sẻ dữ liệu cần thiết cho người có nhiệm vụ, không đưa hồ sơ cá nhân hoặc thông tin kinh doanh hạn chế lên trang công khai.
Trước khi chuyển sang bài tiếp theo, hãy tự kiểm tra: tôi đã hiểu việc cần làm, biết nơi tìm quy định chi tiết và biết hỏi ai khi phát sinh tình huống ngoài hướng dẫn chưa? Các quy chế, thỏa thuận và quyết định có hiệu lực được tra cứu trong hệ thống nội bộ theo quyền truy cập.