Những điều bạn cần biết
- Bắt đầu từ nhiệm vụ của vị trí và người quản lý trực tiếp; đừng chỉ dựa vào tên chức danh để đoán công việc.
- Tìm hiểu cách đơn vị phối hợp với khách hàng, kho, kế toán và các bộ phận hỗ trợ có liên quan.
- Sổ tay giúp bạn định hướng; các điều kiện làm việc cụ thể được xác nhận qua hồ sơ và quy định áp dụng cho bạn.
Đọc hướng dẫn cùng nhiệm vụ được giao và các quy định đang áp dụng cho đơn vị của bạn. Khi thông tin còn thiếu hoặc khác nhau giữa các nguồn, hãy ghi lại điểm cần làm rõ và hỏi đầu mối có trách nhiệm trước khi cam kết hoặc thực hiện bước có ảnh hưởng đến người khác.
Bạn cần làm gì?
- Xác nhận với HR lịch tiếp nhận, địa điểm và những hồ sơ cần chuẩn bị qua kênh liên hệ đã được thông báo.
- Trao đổi với quản lý về ưu tiên tuần đầu, đầu ra cần bàn giao và người hướng dẫn khi gặp vướng mắc.
- Ghi lại câu hỏi sau mỗi buổi hướng dẫn, thử thực hiện một nhiệm vụ nhỏ và xin phản hồi sớm.
Mỗi lần trao đổi nên có việc cần xử lý, thông tin làm căn cứ, người phụ trách và thời điểm cần phản hồi. Nếu chưa có câu trả lời, cập nhật tình trạng cho người liên quan và theo dõi đến khi có kết quả, không coi việc gửi một tin nhắn là đã hoàn tất trách nhiệm phối hợp.
Tình huống minh họa
Một nhân viên mới nhận yêu cầu chuẩn bị báo giá nhưng chưa biết mẫu nào đang dùng. Bạn xác nhận đầu mối, xin mẫu đã duyệt và nhờ kiểm tra lần đầu trước khi gửi khách hàng.
Tình huống trên dùng để giải thích cách làm, không phải hồ sơ thực tế hay một quyết định áp dụng cho mọi trường hợp. Bạn có thể trao đổi cùng người hướng dẫn: thông tin nào cần kiểm tra, ai có thẩm quyền và bằng chứng nào giúp xác nhận kết quả?
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên hỏi ai khi chưa rõ?
Hỏi người giao việc về nội dung nghiệp vụ; hỏi HR về hội nhập và điều kiện làm việc; dùng đầu mối CNTT được giới thiệu cho vấn đề tài khoản hoặc hệ thống.
Nếu chưa có tài khoản EOS thì làm thế nào?
Bạn vẫn đọc được phần hướng dẫn phổ biến này. Để thực hiện nghiệp vụ, tra cứu tài liệu nội bộ hoặc xác nhận đã đọc theo danh tính, hãy liên hệ HR hoặc quản lý qua kênh đã được giới thiệu để được hướng dẫn cấp tài khoản phù hợp.
Hỗ trợ và bước tiếp theo
Hỏi người giao việc về nội dung nghiệp vụ; chuyển vấn đề thuộc điều kiện làm việc, hồ sơ và quyền lợi đến HR; dùng đầu mối CNTT được chỉ định cho lỗi kỹ thuật. Chỉ chia sẻ dữ liệu cần thiết cho người có nhiệm vụ, không đưa hồ sơ cá nhân hoặc thông tin kinh doanh hạn chế lên trang công khai.
Trước khi chuyển sang bài tiếp theo, hãy tự kiểm tra: tôi đã hiểu việc cần làm, biết nơi tìm quy định chi tiết và biết hỏi ai khi phát sinh tình huống ngoài hướng dẫn chưa? Các quy chế, thỏa thuận và quyết định có hiệu lực được tra cứu trong hệ thống nội bộ theo quyền truy cập.